Si l’objectif de toute entreprise est d’organiser des réunions et séminaire de team building efficaces, presque tous les propriétaires et employés d’entreprise ont une histoire d’horreur à raconter sur des réunions qui ont mal tourné. Cela peut être dû à des facteurs tels que la moitié du temps de réunion perdu, des personnes participant aux réunions qui s’assoupissent et des réunions qui occupent un nombre croissant d’heures dans la journée de travail. Pour éviter tout cela, jetez un coup d’œil à quelques-uns des conseils de réunion efficaces qui garantissent le succès.

Préparez un ordre du jour écrit à l’avance

Les vagues intentions de discuter d’un sujet se terminent rarement sur une note productive. L’une des choses les plus importantes que vous devez faire pour organiser des réunions plus efficaces est d’établir un ordre du jour. Pour commencer, dressez une liste des sujets à aborder. Veillez à ce que les documents soient fournis aux participants au moins un jour avant la réunion.

Pour de meilleurs résultats, fournissez de brèves informations générales sur l’ordre du jour afin que les participants soient sur la même longueur d’onde. Les cinq premières minutes de toute réunion posent les bases, ce qui en fait l’élément le plus important pour mener des discussions plus efficaces. En outre, elles indiquent à tous les participants pourquoi ils sont là, pour combien de temps et ce qu’ils doivent accomplir.

Examinez la liste des participants

Les participants peuvent faire ou défaire l’efficacité de la réunion. Lorsque vous en convoquez une, veillez à n’inviter que les personnes clés et celles qui ont les meilleures idées et suggestions pour aborder le sujet. L’issue positive d’une réunion dépend directement du nombre de participants. Les employés qui n’ont aucun rôle à jouer dans le sujet traité peuvent perdre un temps et des ressources précieux. Pour les organisateurs de réunions, vous devez limiter le nombre de personnes présentes à la réunion. Si les participants ont l’impression que ce qui est discuté ne les concerne pas particulièrement, ils peuvent considérer leur présence comme une perte de temps.

Gérez la réunion en fonction de l’heure

Pour une réunion efficace, il est très important de surveiller l’heure. Créez un ordre du jour qui couvre les aspects que vous souhaitez planifier, ainsi qu’un calendrier qui prévoit un certain nombre de minutes pour chaque point. À des fins d’harmonisation, envoyez l’ordre du jour par courriel aux participants à l’avance.

Avec un ordre du jour bien établi, chacun est au courant des choses à accomplir, ce qui favorise l’efficacité de la réunion. Une fois la réunion commencée, vous devez afficher l’ordre du jour sur un écran ou un tableau blanc pour que les participants puissent mieux s’y retrouver et le consulter. Cela leur permettra de rester concentrés sur le sujet à traiter. N’oubliez pas que lorsque les gens assistent à une réunion, ils ne peuvent rien faire d’autre, il est donc de la plus haute importance de faire en sorte que le temps soit compté !

Préparez les points et les décisions importants

Une astuce essentielle de gestion de réunion à apprendre est le résumé. Vous devez être en mesure d’aborder le point principal à la fin de chaque discussion et à la fin de la réunion. Notez que des décisions importantes peuvent être discutées, ce qui est important pour que tout le monde s’en souvienne. Par exemple, il peut s’agir d’une décision sur les projets à financer ou sur les projets à laisser tomber. Définissez et résumez votre temps, vos horaires, votre plan de mise en œuvre et vos missions. Vous pouvez ensuite faire en sorte que toutes les personnes présentes à la réunion s’accordent facilement sur ce qui a été décidé.

Appuyez sur la clôture

Une fois que vous avez commencé à parler d’un sujet, discutez-en en profondeur, mais insistez pour que les décisions prises soient finalisées. Vous devez être en mesure de confirmer une décision avant de passer au point suivant de l’ordre du jour. Rien ne fait dérailler une réunion plus vite qu’une personne qui parle plus que de raison. L’incapacité de garder le cap et d’insister sur la nécessité de conclure sont deux des principaux facteurs qui font perdre le temps alloué à la réunion.

Rédigez le procès-verbal de la réunion

La prise de notes en réunion est une compétence essentielle. La principale raison de prendre des notes lors d’une réunion est d’enregistrer les questions ou les tâches qui ont été confiées aux participants. L’art et la science de la prise de notes est une habitude professionnelle vitale qui a également son importance dans le contexte des réunions. La diversité des participants, en fonction de leur rôle dans l’entreprise, doit permettre à chacun d’avoir sa propre interprétation de la réunion. Si vous êtes un participant, vous devez vous concentrer sur les décisions prises lors de la réunion et sur les points qui nécessitent une enquête ou une action supplémentaire de votre part.

Suivi d’une réunion

Si vous prévoyez d’envoyer un compte rendu ou un résumé de la réunion aux participants, expliquez à l’avance ce que vous allez inclure. Plus les décisions prises pendant la réunion sont importantes, plus vous avez besoin de les faire distribuer par écrit. Ainsi, les participants pourront facilement vous contacter en cas de questions. Pour les questions plus importantes, notez sur votre agenda de continuer le suivi jusqu’à ce que vous parveniez à une conclusion.

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